Le mie avventure nell’azienda distribuita

Nel 2001, a 21 anni, è iniziata la mia carriera da freelance. Successe quasi per caso: mi avevano chiesto di fare un sito web e accettando, aprii le porte a tutto quello che venne dopo.

Quando iniziai, non avevo idea di come mandare avanti la mia attività, quindi copiavo da coloro che già erano nel mercato.

Ho fatto fare un timbro, biglietti da visita, carta intestata. Ho comprato un quaderno e una penna per prendere appunti. Mi ricordo che una volta sono stato quattro ore a discutere con un amico le mie tariffe orarie. Avevo studiato un sistema progressivo in base a quante ore di consulenza sarebbero state pagate in anticipo e così via.

Credo di aver usato il timbro forse una sola volta, non ho mai stampato niente su carta intestata ed ogni cliente é sempre stato trattato come un’eccezione quindi non ho mai applicato il mio sistema di tariffe orarie.

Per molto tempo ho pensato che fosse colpa della mia inesperienza, avevo la sensazione che i veri imprenditori sapessero qualcosa in più di me, che sapessero fare meglio di me.

Dopo tanti anni in questo settore posso dire che mi sbagliavo di grosso. Questo settore non è diviso tra chi non sa nulla e chi sa tutto, tra chi non ha idea di quello che sta facendo e i guru del business.

Ci sono comunque due grandi categorie di persone in questa industria: quelle che ammettono di non avere idea di quello che stanno facendo e i bugiardi.

Persone che ammettono di essere alla ricerca di qualcosa di meglio e persone che si affidano alla tradizione, al comfort e alle vecchie abitudini.

Quando parlo di Automattic e della nostra cultura aziendale mi rendo conto di quanto sia facile soffermarsi sulle caratteristiche più ovvie, quelle cose che facilmente catturano l’attenzione anche dei più scettici. È facile dire che noi abbiamo bandito le riunioni di lavoro: tutti odiano le riunioni, giusto?

Siamo inoltre conosciuti per essere tra le più grandi aziende completamente distribuite. Ognuno di noi lavora da casa e mi basta parlare di questo per ottenere due reazioni opposte: c’é chi resta affascinato dall’idea di non dover più perdere tempo per andare in ufficio e chi, più scettico, risponde: “non funzionerebbe mai se vendeste prodotti fisici”. Il che è probabilmente vero, ma non completamente. Ci sono elementi della nostra cultura aziendale che sono molto più profondi dello stare comodamente seduti a casa propria.

Nella mia esperienza ci sono almeno tre elementi che mi hanno colpito sin dal primo momento. Questi tre elementi sono talmente radicati nel nostro DNA aziendale da rendere le altre caratteristiche pure conseguenze.

Il tempo

Prima di tutto abbiamo superato il concetto tradizionale di tempo. Non lo usiamo per prendere decisioni, non lo usiamo per misurare la quantità di lavoro, non le prendiamo in grande considerazione nei nostri comportamenti.

Abbiamo persone in tutto il mondo, a volte i team sono sparsi su più continenti. Non diamo alcuna importanza a quando le persone sono online o per quanto tempo. Non chiediamo alle persone di tenere traccia delle ore lavorate, non devono timbrare il cartellino. Le persone sono libere di prendere tempo libero quando ritengono di averne bisogno e possono andare in vacanza quando vogliono.

In poche parole lasciamo che le persone lavorino quanto vogliono, quando vogliono. L’unica cosa che ha importanza sono i risultati dei loro sforzi. Se il lavoro procede bene oppure no.

Inoltre non ci piacciono le attività sincrone come le telefonate o le videoconferenze. I nostri team fanno al massimo una videoconferenza tutti insieme non più di un’ora a settimana. Tutto il nostro lavoro si svolge in modo asincrono.

Quando la mia candidatura ad Automattic é stata presa in considerazione sono stato invitato ad una chat su Skype dalla persona incaricata di valutarmi. Ho risposto: “certo, a che ora e per quanto tempo, così posso metterlo nel mio calendario?”. Mi é stato risposto: “Io sono in viaggio in Costa Rica, ti faccio le domande quando ho una connessione, tu rispondimi quando hai tempo”. La chat é andata avanti per tre giorni.

Sembra terribile ma non lo è. Disfandosi del concetto tradizionale di tempo, non appena ci si connette ad Internet tramite uno qualunque dei nostri dispositivi, entriamo a far parte di una realtà estesa in cui il concetto di tempo non ha più alcuna rilevanza.

Siamo abituati a fare le cose in modo sincrono solamente perché cerchiamo di replicare la realtà materiale. Quando riusciamo ad andare oltre a questo modo inefficiente di fare le cose allora facciamo sbocciare il nostro vero potenziale e iniziamo ad essere davvero efficienti.

Ora non utilizziamo piú Skype e siamo passati a Slack per tutte le nostre comunicazioni in tempo reale. Questo ci rende davvero liberi perché Slack ci permette di spostarci senza problemi tra i diversi dispositivi e possiamo mantenere aperti canali di comunicazione permanenti con i nostri colleghi.

Autogestione

Il secondo elemento che ci contraddistingue é la nostra completa autogestione che si concretizza in una gerarchia completamente piatta e dalla nostra naturale avversione allo status-quo. Siamo incoraggiati ad utilizzare qualunque strumento riteniamo idoneo al completamento delle nostre attivitá. Questo significa che non dobbiamo barcamenarci con strumenti obsoleti. Quante aziende obbligano i propri dipendenti all’utilizzo di specifico hardware, software o procedure per il semplice fatto che sono le uniche autorizzate in azienda? Noi non ci pensiamo neanche. Noi vogliamo essere sicuri che il lavoro proceda velocemente ed efficientemente ma non utiliziamo nessuno strumento per il semplice fatto che fosse li prima di noi.

Questa non é solamente un questione di strumenti, é un completo ribaltamento dell’atteggiamento di chi é chiamato a mansioni gestionali. I nostri Team Lead hanno il ruolo di organizzazione del lavoro piú che di controllori della produttività. I nostri Team Lead fanno in modo che i progetti siano ben organizzati e procedano senza ostacoli.

Trasparenza

Il terzo principio é la trasparenza totale. Solo alcune questioni personali, tipicamente gestite dalle Risorse Umane, sono considerate private nella nostra azienda. L’intera attività di sviluppo, le strategie, i prodotti, l’esperienza, la conoscenza e i risultati finanziari sono completamente condivisi all’interno dell’organizzazione. Le decisioni sono sempre associate al contesto da cui scaturiscono e tutte le informazioni sono facilmente accessibili a tutti. Se un nuovo collega si unisce ad un team avrà a disposizione tutto lo storico di quello che é successo prima di lui e potrá iniziare da subito ad essere produttivo. Se qualcuno lascia un team per una nuova posizione, non dovrà preoccuparsi di passare il proprio testimone attraverso un periodo di passaggio delle consegne, la sua conoscenza é già stata condivisa con il resto del team, quotidianamente durante l’attività ordinaria.

Abbiamo inoltre abbassato il costo del fallimento in modo da poterci permettere di sbagliare il piú spesso possibile. Abbiamo disconnesso gli errori dalle azioni disciplinari in modo da coltivare una cultura dell’apertura e dell’insegnamento. Non é questione di quanto sia grave l’errore che si commette ma é importante come si reagisce ad esso e come si fa in modo che lo stesso errore non venga più commesso in futuro. Questo concetto, unito alla totale trasparenza, porta le persone a documentare gli sbagli e a condividere gli insegnamenti con il resto dell’azienda, rendendola più forte ogni giorno di più.

Sono sicuro che avrete facilmente compreso come questi tre principi: un concetto nuovo del tempo, autogestione e trasparenza totale siano investimenti a lungo termine.

Se venissero introdotti improvvisamente in una struttura tradizionale porterebbero ad uno stato di confusione, nella migliore delle ipotesi, o più probabilmente al caos totale Questi principi sono stati presenti nella nostra azienda sin dall’inizio e sono evoluti nel tempo attraverso un processo di prove, errori, e insegnamenti tra tutte le parti in causa.

Severissimo processo di assunzione

Avrete inoltre capito che questo tipo di ambiente non é adatto a tutti. In effetti questo é vero perciò il nostro processo di assunzione richiede candidati preparati, brillanti ma soprattutto culturalmente allineati al nostro modo di lavorare.

Sono facili da trovare? No, non lo sono. Essere distribuiti rimuove i limiti geografici e ci permette di accedere ad un mercato dei talenti su scala globale. Rifiutiamo piú candidati di quanti ne assumiamo e facciamo di tutto per assicurarci solo i migliori che riescono a soddisfare i nostri standard.

Questo ci rende difficile crescere velocemente in numero di dipendenti ma ci fornisce un formidabile privilegio. Ogni volta che un nuovo collega entra in azienda sappiamo con certezza che é passato attraverso un rigoroso processo di assunzione e ha la nostra totale fiducia sin dal primo giorno.

Quante volte é capitato ad un nuovo collega di doversi dimostrare all’altezza della vostra fiducia? Se si assumono solo i migliori e si tengono alti i propri standard allora si hanno solo giocatori di serie A.

Qualche consiglio

Ora vi starete certamente chiedendo se c’è qualcosa che potreste fare fin da subito per migliorare la vostra azienda.

Purtroppo io non posso dirvi cosa fare ma posso dirvi cosa farei di diverso se dovessi rifare tutto da capo un’altra volta.

Vi pongo questa domanda: non mi va il sangue al cervello quando state lavorando insieme a qualcuno che ha sempre una finestra con Facebook sullo schermo e manda in continuazione messaggi ai propri amici? Io non lo ho mai potuto sopportare, fino a quando ho capito che il problema ero io.

Non é giusto preoccuparsi di come le altre persone gestiscono il proprio modo di lavorare, di cosa hanno sul proprio schermo, su come organizzano le proprie giornate. L’unica cosa che conta é il risultato che portano. É importante imparare a non mettere il proprio giudizio personale di fronte ai risultati professionali.

Io faccio di tutto per ignorare quello che fanno le altre persone, quando lo fanno e come lo fanno. Non mi interesso minimamente al modo di organizzarsi e di operare dei miei colleghi, Team Lead, o subordinati.

Mi preoccupo solamente che i nostri obiettivi siano ben definiti, comunicati in modo chiaro, correttamente compresi da tutti. Dopodiché mi assicuro che le cose da fare siano fatte senza preoccuparmi del come e del quando.

Capisco che questo sia molto piú facile in un contesto distribuito ma in ogni caso si deve imparare a lasciar andare molti dei giudizi personali a cui siamo abituati.

Il secondo cambiamento che ho vissuto sulla mia pelle é il rapporto che ho verso i miei errori. Ho imparato a perdonare il prossimo ma soprattutto a perdonare me stesso. So che commetterò errori e so anche che troverò il modo di risolverli ed eventualmente chiederò aiuto a qualcuno. Una delle cose più difficili da imparare é saper chiedere aiuto. Fate in modo che il vostro ego non sia il limite al vostro potenziale.

La terza lezione che ho imparato é saper dire di no. Non avere paura di avere standard troppo alti, fai in modo di circondarti solo delle persone migliori. Se non riesci a capire chi é lo stupido in un gruppo di persone, probabilmente sei tu. Se invece ti rendi conto di essere la persona piú intelligente nel gruppo allora hai sbagliato gruppo in cui stare.

Quando ho iniziato a lavorare in Automattic ho deciso di puntare tutto e lasciar andare tutti gli altri progetti che stavo seguendo. É stato difficile ma so che é stata la miglior scelta che potessi fare.

Rifiutare i clienti troppo problematici. Rifiuta i candidati che non raggiungono i tuoi standard. Rifiuta le condizioni lavorative che non ti soddisfano e impara a dire di no alle cose che non ti fanno stare bene.

Ci viene detto che dobbiamo imparare ad adattarci ma c’é una profonda differenza tra l’adattamento e l’accettazione incondizionata.

Prendi una cosa che non ti piace nella tua azienda, qualcosa che hai il potere di cambiare e dedica i prossimi tre mesi a cambiarla. Non importa quanto sia difficile, parti da una singola cosa e ti sarai fatto un regalo importante.

I profitti vanno e vengono ma il buon lavoro, la buona arte e le buone persone restano. Sii orgoglioso di quello che fai, rendi migliore la tua azienda e il mondo intorno a te.

This article is available in the original version in English: How I fell into the rabbit hole: life and work at the distributed wonderland

How I fell into the rabbit hole: life and work at the distributed wonderland

In 2001, I was 21 years old and had just started freelancing. Like many of us, it fell into my lap: someone asked me to make their website and so it went.

When I started, I had no clue how to run my business. So I did what I thought was right: I copied everything other people in the market were doing.

I made a stamp, business cards, templates for my business stationery. I bought a paper pad and a nice pen to take notes. I remember once I spent four hours refining my hourly rate with a friend. I had a multi-tiered system according to how many hours of service were required and so on.

I used the stamp maybe once, I haven’t printed a single paper invoice since then and every single client was treated as an exception, so the hourly rate never applied, the way it was supposed to.

For a long time I thought it was just my inexperience. I had the feeling experienced entrepreneurs knew something I didn’t, that they did things better. I felt like an outsider, I wasn’t one of those people who seemed to know what they were doing.

I’ve spent enough time in this industry to confidently say that I was dead wrong. This industry is not divided between who knows nothing and who knows it all, between who has no clue and the business guru.

There are however, two types of people in this industry: people who admit they have no clue and liars.

People who are open to admit they are looking for something better and people who rely on tradition, comfort and old habits.

When I speak to people about Automattic and our culture, it’s easy to indulge and focus on the most peculiar details, the obvious ones, the ones that surprise people and make them go “wow”. It’s easy to catch people’s attention just by saying we don’t have meetings. Everybody hates meetings, right?

We are also widely known as a fully distributed company. Everybody works from home and just with that simple fact, I easily get two polarized reactions: it intrigues those who would love to kick their commute and we get the old fashioned “that would never work if you sold physical products”. That is probably true, but only partially. There are elements in our work culture that are much deeper and way stronger than sitting at home by ourselves.

In my experience, there are three major elements which have really struck me since my first day at Automattic. I see these three elements as so deeply rooted in the company’s DNA that many of the other characteristics we have are simply natural consequences of these.

Time

Firstly, we’re over the traditional view of time. We don’t let it control our decisions, we don’t use it to track our efforts, we don’t let it control our behaviours.

We have people all over the globe, sometimes teams are fragmented across multiple continents. But we don’t care when people are online or for how long. We don’t ask people to track their hours, we don’t ask them to clock in and clock out. We let people take time off when they think it’s needed and we let them decide when and how long they should go on holidays.

In a few simple words we let people work as much as they want, whenever they want. The only thing we care about are the results of their efforts. If things get done or not.

We also dislike synchronous activities like phone calls or video chats. Our team hangouts are limited to maximum once per week, per team. All the remaining communication is completely asynchronous.

Let me walk you through my experience as I began to understand this. I applied at Automattic and when my application was reviewed, I was invited on Skype by the person handling my file. He wanted to know a little more about me and he said: “are you up for a Skype chat?” I replied “sure, let me know when and for how long so I can put it in my calendar”. He clarified the process: “I’m traveling to Costa Rica at the moment, I’ll drop my questions in here when I have a connection, and you answer when you have time”. The chat went on for 3 days.

It sounds exhausting, right? Well, no it’s not. As soon as you get rid of the traditional concept of time, you realize that when we are connected to the Internet with any one of our devices, we are part of an extended reality where the traditional approach to time does not make sense anymore.

We are used to doing things synchronously because we mimic the physical world. But when you get over that, that’s when your true potential blooms and you start feeling really efficient.

Right now, we don’t use Skype anymore and we’ve migrated most of our real-time communication to Slack. Now we are really free because Slack allows you to seamlessly switch devices and you can keep chats open with multiple people, channels and groups at the same time.

Self-management

The second element that sets us apart is the complete self-management, which is expressed by a flat hierarchy and a rejection of the status quo. We are entitled to use any tool we find appropriate to complete our tasks. That means that we don’t struggle with legacy systems. How many companies force their employees to use a specific hardware, software and follow specific procedures? We don’t. We just want to make sure it all works quickly and efficiently, but we don’t use things just because they were there before us.

But it’s not just a matter of tools, it’s a complete shift in the management mindset. Team Leads have the role of organizing work more than controlling productivity, they are responsible for keeping things together and making sure everything flows smoothly.

Transparency

The third core principle is total transparency. Only a few HR-related topics are considered private. The whole production, product, and experience-related knowledge is publicly spread across the entire organization. Decisions are always linked to their context and all the pieces of information are quickly accessible to everyone. If a new member joins the team, they can easily access everything that happened before and can quickly get up to speed. If a team member is leaving, he doesn’t need to hand over his knowledge: it was poured into the internal documentation every single day.

We also lowered the cost of failure in order to make failure affordable and frequent. We disconnect errors from disciplinary consequences: it is not about the single mistake but how we make sure we don’t repeat it. This, within a context of full transparency, means people feel encouraged to document their mistakes and the learnings are shared with the whole organization.

I’m sure you realize that all of these principles: a new approach to time, self-management and total transparency are extremely long term investments.

If you suddenly implement these in a traditional environment you are going to face confusion, in the best case, or most probably total chaos. These principles need to be there from the very beginning and they are the result of much trial and error, fine tuning and negotiation.

Strict hiring

You are probably thinking that this environment is not for everybody. You’re right, our hiring process is very strict and requires dedicated, passionate and culturally like-minded candidates. Are they easy to find? No, they are not. But being distributed removes the limits of geography and allows us to access a much wider market of talent. We refuse more people than we accept and we make sure we hire only the best who meet our standards.

That makes it hard to grow in terms of headcount but gives us a formidable privilege. Every time a new person joins the company we know for sure they went through a strict process, so they immediately have our trust.

How many times have you required a new coworker to prove themselves to you before earning your trust? If you only hire the best people and you keep your standards high, then you only have A-listers.

Takeaways

But you are probably asking yourself if there are a few thing you can do right now to improve your company.

I cannot tell you what to do, but I can tell you, in hindsight, what I would do differently if I had to do it all over again.

Let me ask you something: don’t you get mad when your coworker is constantly on Facebook or answering text messages? I used to freak out, until I realized that I was the problem. I shouldn’t care what people have on their screens and how they organize their day. The only thing that matters is the output. Don’t let your cultural bias get in the way, keep your judgment to yourself.

I do my best to ignore what people do, when they do it and how they do it. My coworkers, my leads, my subordinates. I make sure goals are well defined, properly communicated and correctly understood. Then I make sure things happen without getting stressed about the minor details.

I understand it’s easier in a distributed environment, but regardless, let go of personal judgment, it will get in the way.

The second big change I experienced was a shift in my relationship with my mistakes. I learned how to forgive others but mostly how to forgive myself. I know I will make mistakes and I will fix them or someone will help me. Asking for help was one of the most difficult things to learn. Make sure your ego is not limiting your true potential.

Third key learning: say no. Don’t be afraid to have high standards. Make sure you surround yourself only with top players. If you cannot tell who’s the fool in the room, it’s probably you. But if you feel like the most intelligent person in the room, you should move to another room.

When I joined Automattic I decided to go all in and clear any other projects from my plate. It was hard but I know it was one of the best choices I ever made. Make sure you say no to difficult clients. Make sure you say no to candidates who are not meeting your standards. Make sure you don’t accept things that don’t feel right. We tend to think we should adapt, but adapting and conceding are very different things.

Take one thing you don’t like in your company, something you have the power to change and commit the next three months to that.

Profits come and go, but good work, good art and good people stay. Take pride in what you do, make the world a better place.

Author: Luca Sartoni – Copy editor: Andrea Zoellner

2014 – new year, new life, new job: growth engineer at Automattic

2013 was a blast. So many things happened during the summer and even before! Professionally it was the busiest year ever and I had so many gigs I cannot even remember all of them.

At the end of 2012 I started Heisenberg Media together with Dan Taylor. We spent the past year kicking really hard to take the photographic experience of tech events to the next level and so we did. Check out the wrap up post by Dan to see how many world-class events we covered in just 12 months. I put a lot of effort into this adventure but Dan was the real key to success. His dedicated passion allowed HBM to grow significantly and I’m so happy to step back now and leave the entire project in Dan’s hands. After more than 10 years of photography and a year of semi/pro activity I decided that photography has a very relevant importance to me and it deserves the right spot in my life: a hobby.

As a trainer I had wonderful clients and events in 2013. I was in many different cities, helping out accelerators, incubators and private companies improving their presentation skills. I helped people overcoming the fear of being on stage, getting investments being more confident. I also had the opportunity to meet amazing people in the industry and contribute value to their projects. Last month in Paris I also spent a few days with my role model and great friend Carmine Gallo. If you want to learn how to present and how to stand out in the tech industry when on stage, Carmine is the master.

As a marketing manager I spent large part of the year at kompany, which absorbed more than 18 months of my time since we started it in february 2012. I contributed to build the team and establish the good practices in terms of marketing and growth. I had wonderful business partners, colleagues and more than that friends. I loved every single minute there, even during the lows, because we knew that the ups were going to come soon. And so they did. Back in September I had to take a painful decision and leave the team, wishing them all the best. It was very difficult but I felt it was time to move on.

So I got at the end of the year 2013 with a ridiculous amount of adventures, travels, pictures, contacts, dreams, hopes and with a little more maturity regarding my future and what I actually want to do.

I spent the first part of my career jumping from one project to the other, looking for the excitement of the moment but already distracted by the new gig coming up. I also travelled a lot and every time I was landing I was already getting ready to take off again. Being stuck at the same place for too long was just not part of the lifestyle I wanted to have. I also enjoy working with small teams on ambitious projects. I love diversity and global ventures.

Today it starts the second part of my career with more focus on a single project and less distractions. It happens at the right time and at the right place, in a way I could not believe even though I saw all the pieces of the puzzle falling together in place before my very eyes. Maturity also taught me that there are things I cannot change and honestly I cannot see myself working on a 9 to 5 office job at all.

A couple of months ago I decided to take a challenge and apply at Automattic, the company behind WordPress.com and many other mind blowing products. I had a few chats, I went through a trial period, completing an amazing project and finally after this “try before you buy” round I’m very proud to announce that of today I’m a Growth Engineer at Automattic.

I want to thank all the people I met in the last few years who contributed to make me grow professionally, all the friends and family who supported me and the people who I know are always there for me as much I will always be there for them. I don’t need to say names, you perfectly know who you are.

So, with no more further ado, let’s welcome this 2014 and let’s get started!