Categories
News

Il mio nemico era la Inbox

Da quando ho comprato il mio N71 con il piano dati praticamente illimitato ho riscontrato un peggioramento nel modo in cui mi sono rapportato alla posta elettronica. All’inizio era una gran figata perchè potevo leggere la posta ovunque, senza il bisogno di avere copertura wifi come con il mio ipod touch. Successivamente l’accesso ad una risorsa organizzata male mi ha procurato non pochi problemi. Con il mio nuovo sistema credo di averli risolti.

La storia della mia email

Ho avuto il mio primo account di posta elettronica nel 1996, quando accedevo ad internet con un modem a 14.4Kbaud. L’unica cosa che ricordo era la scritta nera sul terminale di connessione “You have got mail” quando arrivava qualcosa per me.
Nel 2001 ho acquistato questo dominio, lucasartoni.com, e ho aperto la casella info. All’epoca era un modo molto cool di intitolare le caselle di posta. Se fosse adesso la chiamerei diversamente ma oramai mi ci sono affezionato. Dal 2001 non ho mai cancellato una singola email che ho ricevuto su questo account, le ho accuratamente suddivise in mittenti, per la posta dell’anno in corso, e in annate per la posta passata.
Ad un certo punto ho aperto altre due caselle di posta, entrambe su gmail, hikari.kariudo e luca.sartoni.
Queste ultime due non sono mai state utilizzate seriamente, gli account invece li ho sempre usati su gtalk, greader e latitude.
Come client di posta ho usato per anni Thunderbird, sia su Linux che su Mac, per poi passare completamente a Mail.app con l’arrivo di Leopard e la mia totale migrazione a sistemi Mac sia laptop che workstation.

Come gestivo la posta elettronica

La mia posta elettronica era priva di filtri antispam perchè in passato, la voglia di provare soluzioni innovative, mi aveva portato a perdere molta posta in entrata e quindi avevo deciso che avrei sopportato la noia dei messaggi indesiderati pur di non correre rischi.
I miei client di posta, sia sul laptop che sulla workstation, accedevano la posta in IMAP in modo da poterne centralizzare lo storage. Una serie di filtri in ingresso suddivideva la posta per mittente, separando i commenti al blog, i vari servizi come facebook e flickr, le mailing list e le newsletter a cui sono iscritto. Tutta la posta che non veniva inserita automaticamente nelle cartelle, restava nella inbox e periodicamente, un sistema automatico archiviava le vecchie email in una speciale cartella.

I difetti riscontrati con questo sistema

Ogni volta che arrivava una email, fosse spam, una newsletter, un servizio, restava dentro la inbox aumentando il numero di messaggi non letti. Passando alla fruizione della posta in IMAP dal mio N71 equivaleva ad avere una notifica perennemente accesa e l’esigenza di andare a controllare chi mi avesse scritto. Nel 90% dei casi erano email non importanti, spam o newsletter. Questo mi ha portato a verificare la presenza di email più e più volte al giorno, sia a casa che in mobilità con aberranti situazioni in cui era più il tempo passato al telefonino che quello realmente dedicato al luogo in cui mi trovavo e alle persone che avevo intorno.

La riorganizzazione

Per risolvere il problema ho agito su diversi aspetti. Prima di tutto ho identificato una serie di esigenze primarie:

  • Organizzare per tipo i messaggi in arrivo
    Organizzare i messaggi per tipo è indubbiamente utile. Inutile suddividerli per mittente. Molto meglio aggregare i mittenti in gruppi: amici, servizi web, clienti, fornitori, newsletter/mailinglist, blog, ecc
  • Definire una priorità ai messaggi in arrivo
    alcuni messaggi sono prioritari rispetto ad altri. Per esempio un messaggio diretto via twitter è prioritario rispetto all’aggiunta di nuovo follower, pur provenendo dallo stesso mittente (twitter).
  • Definire livelli di priorità in base ai lavori in corso
    Alcuni messaggi sono più importanti di altri e non sempre il mittente è l’elemento discriminatorio. Avere diversi livelli di priorità migliora molto l’organizzazione del lavoro.
  • Assegnare all’infrastruttura il compito di selezionare, archiviare e definire le priorità dei messaggi in arrivo
    Elemento banale ma fondamentale. Suddividere per mittente o per gruppo è facile, molto meno facile è assegnare le priorità. Per questo motivo l’assegnazione dell’importanza avviene tramite un sistema ibrido. L’infrastruttura applica regole complesse su mittente, contenuto, oggetto, poi io intervengo manualmente per completare l’opera.
  • Suddividere tra accesso dedicato ed accesso marginale
    C’è molta differenza tra leggere la posta come attività dedicata e leggere la posta come attività marginale mentre si sta facendo altro o mentre si è in mobilità. Attraverso la suddivisione per priorità questa differenziazione nell’accesso è facilmente applicabile.

Come ho realizzato questo sistema con Gmail

Innanzi tutto ho eliminato la schizofrenia di avere diverse caselle di posta. Adesso tutto redirige su un’unica casella gmail ottenuta tramite google apps applicato al mio dominio. Poi ho realizzato quanto segue:

Organizzare i messaggi per gruppi

Attraverso filtri automatici e label i messaggi vengono suddivisi per gruppi: amici, clienti, fornitori, servizi, ecc. Vengono immediatamente archiviati e quindi rimossi dalla Inbox. Questo evita di riempire la inbox con messagi non organizzati che richiedono tempo per essere letti, valutati e archiviati.

Definire una priorità ai messaggi

Attraverso altri filtri i messaggi vengono etichettati come “Critical”, “High Priority”, “Low Priority”, “In Progress”, “Messages”.
I primi tre sono facilmente associabili alla priorità con cui dovranno essere letti. “In Progress” identifica lavori e azioni in corso, come prendere appuntamenti con più persone contemporaneamente o concludere attività iniziate. “Messages” contiene tutti i tipi di messaggi diretti: DM di Twitter, messaggi da utenti Flickr, messaggi diretti da Facebook, ecc.

Suddividere tra accesso dedicato ed accesso marginale

Dato che ogni etichetta di gmail equivale ad una cartella IMAP, e i client di posta possono decidere quali cartelle accedere e quali no, ho configurato il mio N71 per accedere solo alle cartelle di priorità e alla inbox (che in condizione di filtri ottimali conterrà solo email impreviste e saltuarie, quindi potenzialmente importanti). In questo modo ottengo una notifica sul mio telefono solo quando vale davvero la pena di leggere la posta elettronica.

Migliorie e consigli

Questo sistema è in fase sperimentale da qualche giorno ed ha dato buona prova di se. So per certo che non è l’unico modo efficiente e funzionale e so che ci vorranno decine e decine di messe a punto. Se siete arrivati in fondo a questo post significa che anche voi avete a cuore questo argomento e quindi vi chiedo l’ultimo sforzo: raccontatemi la vostra esperienza e quali migliorie si possono apportare. Ogni suggerimento è ben accetto. Lo spazio commenti è a vostra disposizione.

By Luca Sartoni

Team Lead at Automattic, WordPress contributor, co-organiser at WordCamp Europe, blogger, photographer, geek, nerd.

14 replies on “Il mio nemico era la Inbox”

Prima o poi devo decidermi a perdere una buona mezza giornata (anche di piu’) per fare un lavoro analogo…
Fortunatamente di casella di posta ne ho solo una gia’ di mio, il problema dello smistamento della inbox (attualmente contiene tutto dal 2007 a oggi) pero’ lo sento tantissimo 🙁

Ciao Luca,

sicuramente capisco il tuo problema e lo condivido, provo a descrivere come lo gestisco io premettendo che utilizzo ora solo gmail ridirigendo tutta la posta degli altri account e d ho attivato l’IMAP per le volte che uso il client (anche io Mail.app) oppure la leggo dall’iphone.

Ho organizzato delle categorie di label che per me ho indicato come: personali, progetti, lavoro, amici. Queste label contengono dei sottolivelli specifici ma sono contraddistinte da 4 colori diversi e le sottocategorie sono gradazioni diverse dello stesso colore (per avere omogeneità e a colpo d’occhio avere subito idea del tipo di contenuto). Tralaltro gli stessi colori li utilizzo per organizzare gli appunti cartacei (ma nn vorrei andare fuori tema)

Non uso un livello di priorità, se la mail ha bisogno di una risposta la contrassegno con la star e poi ogni tanto vado in questa categoria e smisto le mail a cui rispondere, una buona tecnica è forse anche tramutare la mail in task (attivabile dai labs di gmail)… oppure ci sono diversi software gtd che aiutano in questo ma non legati direttamente a gmail (cito NozBe perché è uno dei migliori che ho usato).

Anche io (da quando è disponibile) etichetto ed archivio i messaggi, infatto avere un inbox vuota è sempre l’obiettivo che mi pongo (è dura però 🙂 ).

Credo possa essere interessante condividere le tecniche e spero qualcun’altro risponda aggiungendo la sua tecnica, potrebbe essere interessante fare un sunto poi e tirar giù un insieme di tecniche che possa rendere la gestione delle mail un attività più efficace che ne dici?

Ciao!

Luis Suarez lavora per IBM, e HA ELIMINATO la posta elettronica per uso interno (il che, se avete idea di cosa significhi… wow!). Ho conosciuto Luis a Sevilla, durante Evento Blog. Se googlate “elsua” trovate il suo blog.

Questo per dire che “email is broken”.

Comunque, se bisogna proprio usarla… io adotto il “metodo Cangiano”, antoniocangiano.com, technology evangelist per IBM in Canada. Unica modifica: uso follow-up_short per quelle della settimana, e follow-up_long per quelle del mese.

Altro trucco, per chi può: ogni 2 anni cambiate lavoro: il numero di email magicamente tornerà prossimo allo zero, almeno per qualche tempo 🙂

p.s. il filtro per tutto ciò che riguarda “NicolaMattina” ovviamente lo consiglio a tutti… dove mandare certe email, lo scegliete voi 🙂

Io ho sempre preferito il metodo ‘In Box Zero’ di Merlin Mann, cercando di non sovra-utilizzare l’email per organizzare informazioni, ma solo per scambiarne, e quindi rendere ‘azione’ ogni mail, riducendo l’in box praticamente a zero

Ottimi consigli. Ora che sto cominciando a gestire seriamente più di 2 caselle email (prima era solo “casa” e “lavoro”) devo trovare una politica di gestione che mi permetta di gestire tutto senza diventare matto…

Sbatto da anni contro una gestione funzionale della posta elettronica e con l’arrivo dei dispositivi mobili il problema è peggiorato. Finalmente sono arrivato a una situazione relativamente stabile (anche se non così figa come questa, va detto):
– casella rigorosamente IMAP (non GMail, ma fa lo stesso)
– Thunderbird a casa e sul portatile (con gli stessi filtri)
– webmail con filtri simili per le connessioni volanti
– Profimail su Symbian (devo risolvere il problema della sincronizzazione dei filtri con il PC, ma ci sto riflettendo su).

Per i curiosi, la connettività è questa:
– ADSL Telecom a casa ()
– SIM Wind nel cellofono con piano Mega1500 (8€per 480MiB/mese)
– Chiavetta con SIM 3 e piano Tre Dati (19€ per 5GiB/mese)

Leave a Reply